Yazı İşleri

Birim Tanıtımı

 Rektörlük ve Genel Sekreterlikte yürütülen yazışmaların tek elden yürütülmesini sağlamak ve EBYS sistemine geçiş sürecini kolaylaştırmak amacı ile Yazı İşleri Şube Müdürlüğümüzde; resmi yazı işlemleri, DETSİS İşlemleri ve Nitelikli Elektronik sertifika işlemleri yürütülmektedir, 

 

Misyonumuz

Üniversitemiz yazışmalarının mevzuata uygun, anlaşılır ve sade bir dille yapılmasını, hedef ve sonuç odaklı olmasını sağlamak, yönetsel ihtiyaçları ve yasal mevzuatı yakından takip ederek kaliteli hizmet sunmak.

 

Vizyonumuz

Süleyman Demirel Üniversitenin güçlü kurumsal kimlik ve kültürünün gelişmesine katkıda bulunacak; araştırıcı, sorgulayıcı, çözümleyici düşünce yapısında; kalite anlayışını benimsemiş ve teknolojik gelişmeleri yakından takip eden bir birim olmak.

 

Görevlerimiz

 

ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİ

• Kurum dışı gelen tüm yazışmaları Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden kayda almak.
• Rektörlük ve Genel Sekreterlik hesaplarının birim evrak sorumluluğu görevini yerine getirmek ve bu kapsamda Rektörlük ve Genel Sekreterlik hesaplarına düşen iç yazışmalar ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
• Evrak kayıt ve sevk işlemlerinde aksaklıkların ortaya çıkmaması için gerekli önlemleri almak ve EBYS’de ortaya çıkan sorunları anlık olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na bildirmek.
• Faks, e-posta, posta, KEP vasıtasıyla doğrudan kişi adına gelen davet, vb. içerikli yazıların kayda alınmadan ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlamak.
• Rektörlük Makamı ve Genel Sekreterliğe sunulan dilekçeleri ivedilikle işleme almak ve ilgili birime sevkini gerçekleştirmek.
• İlgisi bakımında herhangi bir birimi ilgilendirmeyen veya doğrudan Rektörlük veya Genel Sekreterlik adına cevaplanması gereken dilekçeleri 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamında ivedilikle sonuçlandırmak.
• Gizli evrakları usulüne uygun şekilde kayıt altına almak, doğrudan ilgili birim yöneticisine sevkini yapmak.
• Evrak hareketi ile ilgili istatistiki bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak. 

 

YAZIŞMA VE ARŞİV HİZMETLERİ

• Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreterin iç ve dış tüm yazışmaları 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”te belirtilen kurallara göre hazırlamak, takip ve kontrolünü yapmak, Standart Dosya Planına göre arşivlemek.
• Bakanlıklar, Yükseköğretim Kurulu, Genel Müdürlükler, Valilik, vb. kurumlardan gelen bilgi, belge, görüş, vb. talep yazılarının hazırlanmasını sağlamak. 
• Akademik ve idari birimlerden gelen kurum dışı yazışma taleplerini Üst Yönetimin onayına sunmak ve gerekli işlemleri tesis etmek.
• Rektörlük yazışmaları için standart dosya planına uygun olarak kurumsal hafızayı planlamak, geliştirmek ve korumak; elektronik ve fiziki ortam arşivlerini düzenli tutmak.

 

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi (DETSİS)

DETSİS, Türkiye Cumhuriyeti devlet teşkilatı içerisinde yer alan kurum ve kuruluşlar ile bunların merkez, taşra ve yurtdışı teşkilatlarında bulunan her düzeydeki birimlerinin hiyerarşik yapıya uygun olarak kayıt altına alındığı ve e-Devlet çalışmalarında esas alınmak üzere T.C. Devlet Teşkilatı Numarası ile tanımlandığı sistemdir.

İdare birim kodu alınabilmesi için Dekanlık/Müdürlük/Daire Başkanlığı aracılığıyla üst yazı ile Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğü'ne başvurulması gerekmekte olup, yazı ekinde akademik birimler için Yükseköğretim Kurulu Başkanlığı'nın ilgili akademik birimin açılmasına ilişkin yazısı, idari birimler için ise Yönetim Kurulu kararı veya OLUR bulunmalıdır.

Devlet Teşkilatı Merkezi Kayıt Sistemi'ne kayıt olacak idari ve akademik birimlerin işlemleri Süleyman Demire Üniversitesi Rektörlüğü adına Genel Sekreterlik Yazı İşleri Şube Müdürlüğü tarafından yerine getirilmekte olup yeni kayıt, birim ekleme-çıkarma ve kayıt silme işleri Yazı İşleri Şube Müdürlüğü'nün görev, yetki ve sorumluluğundadır.

 

EBYS

 01.01.2017 tarihinden itibaren Üniversitemiz Bilgi İşlem Daire Başkanlığınca yapılan Elektronik Belge Yönetim Sistemi kullanılmaşaya başlanmıştır.

e-Devlet ve Üniversite kapsamında, EBYS yazılım sistemi kurularak; belgelerin kayıp ve tahrifatı önlenerek güvenliğinin sağlanması, izlenebilmesi ve geçirdiği evrelerin elektronik ortamda takip edilebilmesi, yetki dahilinde sorgulanabilmesi ve paylaşımı, arama ve işleme sürelerinin azaltılarak verimliliğin arttırılması planlanırken, merkez ve çevre birimler ile elektronik belge sistemi kullanmakta olan diğer kurumlar arasında kolay ve kesintisiz belge akışının sağlanması ve bu sayede belge oluşturma ve iletme giderlerinden tasarruf edilmesi amaçlanmaktadır.

Ayrıca, iş süreçleri bazında analizler yapılarak gerekli görülen iş ve süreç optimizasyonlarının gerçekleştirilmesi, doğru bir yedekleme politikası ile kurumsal belgelerin sağlıklı ve güvenli bir ortamda saklanması temel hedeflerdir.

Sorumlu Personel