Birim Görev ve Sorumlulukları

 Rektörlük ve Genel Sekreterlikte yürütülen yazışmaların tek elden yürütülmesini sağlamak ve EBYS sistemine geçiş sürecini kolaylaştırmak amacı ile Yazı İşleri Şube Müdürlüğümüzde; resmi yazı işlemleri, DETSİS İşlemleri ve Nitelikli Elektronik sertifika işlemleri yürütülmektedir.

• Kurum dışı gelen tüm yazışmaları Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) üzerinden kayda almak.
• Rektörlük ve Genel Sekreterlik hesaplarının birim evrak sorumluluğu görevini yerine getirmek ve bu kapsamda Rektörlük ve Genel Sekreterlik hesaplarına düşen iç yazışmalar ile ilgili iş ve işlemleri gerçekleştirmek.
• Evrak kayıt ve sevk işlemlerinde aksaklıkların ortaya çıkmaması için gerekli önlemleri almak ve EBYS’de ortaya çıkan sorunları anlık olarak Bilgi İşlem Daire Başkanlığı’na bildirmek.
• Faks, e-posta, posta, KEP vasıtasıyla doğrudan kişi adına gelen davet, vb. içerikli yazıların kayda alınmadan ilgili kişilere ulaştırılmasını sağlamak.
• Rektörlük Makamı ve Genel Sekreterliğe sunulan dilekçeleri ivedilikle işleme almak ve ilgili birime sevkini gerçekleştirmek.
• İlgisi bakımında herhangi bir birimi ilgilendirmeyen veya doğrudan Rektörlük veya Genel Sekreterlik adına cevaplanması gereken dilekçeleri 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun kapsamında ivedilikle sonuçlandırmak.
• Gizli evrakları usulüne uygun şekilde kayıt altına almak, doğrudan ilgili birim yöneticisine sevkini yapmak.
• Evrak hareketi ile ilgili istatistiki bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulamak ve hazırlamak. 
• Rektör, Rektör Yardımcıları ve Genel Sekreterin iç ve dış tüm yazışmaları 10 Haziran 2020 tarihli ve 31151 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanan “Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”te belirtilen kurallara göre hazırlamak, takip ve kontrolünü yapmak, Standart Dosya Planına göre arşivlemek.
• Bakanlıklar, Yükseköğretim Kurulu, Genel Müdürlükler, Valilik, vb. kurumlardan gelen bilgi, belge, görüş, vb. talep yazılarının hazırlanmasını sağlamak. 
• Akademik ve idari birimlerden gelen kurum dışı yazışma taleplerini Üst Yönetimin onayına sunmak ve gerekli işlemleri tesis etmek.
• Rektörlük yazışmaları için standart dosya planına uygun olarak kurumsal hafızayı planlamak, geliştirmek ve korumak; elektronik ve fiziki ortam arşivlerini düzenli tutmak.

Sorumlu Personel