Evrak Şube Müdürlüğü

Birim Tanıtımı

            Genel Evrak Kayıt Servisinde; evrak kayıt ve dağıtım işlemleri ile posta işlemleri, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) hizmetleri yürütülmektedir.

 

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), e-posta teknolojik altyapısını kullanan, bununla birlikte e-postanın gönderim ve alımına dair kanıtların oluşturulup saklandığı hukuken geçerli e-posta iletimine imkân veren bir iletim hizmetidir. Bu hizmet BTK tarafından yetkilendirilmiş KEPHS’ler tarafından sunulmaktadır.

Süleyman Demirel Üniversitesi Rektörlüğü adına KEP hesabının kontrolü Genel Sekreterlik Evrak Şube Müdürlüğünün görev, yetki ve sorumluluğundadır.

02/02/2015 tarihli ve 29255 sayılı Resmi Gazete'de "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" yayımlanmış ve anılan yönetmeliğin 28. maddesi ile Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) kapsamında güvenli elektronik imza ile imzalanmış resmi yazıların kurumlar arasında elektronik ortamda gönderilmesine imkan sağlanmıştır.

Bu kapsamda üniversitemiz;  sdu@hs01.kep.tr  adresini alarak kayıtlı elektronik posta sistemini belge göndermek ve kabul etmek üzere kullanmaya başlamıştır.

 

Görevlerimiz

• Üniversitemizin Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sorumlusu olarak KEP üzerinden ileti gönderme ve alma işlemlerinin aksamadan yapılmasını sağlamak.
• Üniversitemize ait olan sdu@hs01.kep.tr adresi üzerinden gelen evrakların tarih, sayı, imzalayan vb. kontrollerini yaparak kayıt ve sevk işlemlerini gerçekleştirmek.
• Üniversitemiz KEP adresi üzerinden alınan resmi belgeler, ilgili birime Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS) üzerinden sevk edilmekte olup fiziki ortamda ayrıca gönderilmemektedir. Söz konusu evrakların eki/ekleri, sistem üzerinde yer alan "Ekler" ve "İlgili Evrak" kısmından kontrol edilmelidir.

 

POSTA HİZMETLERİ

• Rektörlük birimlerinden gönderilmek üzere Posta İşlemleri Bürosuna gelen evrakları/postaları adres, paketleme/zarflama vb. kontrollerini yaptıktan sonra zimmet karşılığı teslim almak.
• Giden evrakların ve/veya postaların gönderim bilgilerini kaydetmek (sayı ve kayıt numaraları, tarih, gönderici adı ve/veya birim kodu, alıcı adı/adresi, gönderim ücreti).
• Gönderime hazır olan evrakların gönderim türüne (iadeli taahhütlü, APS, adi posta, kargo vb.) göre ücretlerini hesaplamak ve gönderime hazır olan evrakları/postaları PTT Bornova Şubesine teslim etmek.
• PTT SDÜ Şubesinde bulunan Üniversitesitemize gelen tüm evrakları teslim almak.

Sorumlu Personel