Nitelikli Elektronik Sertifika (e-İmza) almak isteyen personelimiz, bulunduğu birime talep sebebini belirterek bir dilekçe ile başvurmalıdır. Birim, dilekçeyi değerlendirdikten sonra talebi bir üst yazı ile Genel Sekreterliğe iletmelidir. Genel Sekreterliğe gelen talepler, üniversitemiz e-İmza yetkilisi tarafından Kamu Sertifikasyon Merkezine bildirilir.Kamu Sertifikasyon Merkezi, ilgili personele şifre ve adres bilgilerini gönderir. Gönderilen şifre ile sisteme giriş yapılır ve ilgili form doldurularak çıktısı alınır. Form, ıslak imzalı olarak ilgili birime teslim edilir. Birim, formun aslını bir yazı ekinde Genel Sekreterliğe gönderir. Genel Sekreterlik, bu formu yeni bir üst yazı ile Kamu Sertifikasyon Merkezine kargo ile gönderir.Kamu Sertifikasyon Merkezi, Nitelikli Elektronik Sertifika’yı üreterek, personelin formda belirtmiş olduğu adrese özel kurye aracılığıyla teslim eder. Bu süreç yaklaşık 2 ila 3 hafta arasında değişmektedir.

E-İmza sertifikalarının süresi dolduğunda, personelin sürenin uzatılması için birimine, ilk başvuruda olduğu gibi gerekçesini belirten bir dilekçe ile başvurması gerekmektedir. Süreç, ilk başvurudaki işlemlerle aynı şekilde ilerlemektedir. Süre yenilemelerinde yalnızca SİM kartlar yeniden üretilip gönderilmekte, kart okuyucu gönderilmemektedir. Başvuru ve işlem süreci, ilk başvuruda olduğu gibi devam edecektir.

Nitelikli Elektronik Sertifikaların süresinin dolmasına 3 ay kala, Kamu Sertifikasyon Merkezi tarafından personele bilgilendirme amaçlı bir e-posta gönderilmektedir. Bu e-postayı alan personelimiz, süre uzatımı talebiyle birimine dilekçe ile başvurmalıdır. Birimi, başvuruyu değerlendirip olumlu bulursa, talebi bir üst yazı ile Genel Sekreterliğimize iletecektir. Üniversitemiz e-İmza yetkilisi, başvuruyu Kamu Sertifikasyon Merkezine bildirecektir. Ardından Kamu Sertifikasyon Merkezi, ilgili personele şifre gönderir. Bu şifreyle sisteme giriş yapılır ve ilgili form doldurulur. E-İmzanın süresi henüz dolmadığı için, personel "Elektronik Onay Vermek İstiyorum" seçeneğini kullanarak formu mevcut e-İmzasıyla elektronik ortamda imzalar ve onaylar. Onay işleminin ardından Kamu Sertifikasyon Merkezi, yeni SİM kartı özel kurye aracılığıyla personele teslim eder. Yeni sertifika, mevcut sertifikanın süresinin dolmasına 1 ay kala üretilmektedir. Süresi 1 aydan fazla olan başvurular, üretim için beklemeye alınmaktadır.